Sähköinen asiointi, liian mones osa…

Jotenkin minulle on jäänyt mielikuva siitä, ettei sähköinen asiointi sekä viranomaisia koskeva julkisuuslaki koske rakasta kotikuntani. Molempia asioita käsittelevä laki on aika yksinkertainen ymmärtää. Ekassa puhutaan siitä, että asioida voi tarvittaessa sähköisesti ja jälkimmäisessä siitä, että viranomaisella on velvollisuus antaa julkisia asiakirjoja kysyjälle riippumatta kysyjän henkilöllisyydestä tai kyselyn syystä.

Asiakirjat pitäisi antaa kahden viikon kuluessa pyynnöstä paitsi silloin kun asiakirjojen kerääminen tuottaa paljon vaikeuksia. Itse olen pyytänyt kahdesti samaa asiakirjaa ja en ole vieläkään saanut kyseiseen pyyntöön mitään vastausta. Ehkä ongelmana on se, että pyydän asiakirjoja sähköisesti.

Mutta koska kyseessä on julkinen asiakirja (ainakin minun mielestä), niin lain mukaan sähköisessä asioinnissa ei tarvita vahvaa tunnistusta vaan käytännössä asiakirja pitäisi toimittaa välittömästi. Sähköisesti asioitaessa vielä pyyntöasiakirjan saapumisesta pitäisi tulla välittömästi kuittausviesti asiakirjapyynnön saajalta. Erityisesti, koska jälkimmäinen pyyntö oli määrämuotoinen ja tunnistettavissa asiakirjaksi.

Itse olen nyt odottanut ensimmäistä vastaanottokuittausta jo kaksi ja puoliviikkoa ja asiakirjaakin pahimmillaan kolme viikkoa. Eli lain määräämän maksimiajan. En oikein tiedä, että jätetäänkö sähköpostit lukematta vai eikö niiden käsittelylle ole ohjetta. Tai pahimmassa tapauksessa viranhaltija ei ymmärrä sitä, että lakia kuuluu noudattaa. Toivottavasti viimeinen kohta ei pidä paikkaansa.

Sähköisestä asioinnista

Asian sähköiseen vireillepanoon ja sähköisen allekirjoituksen tarkastamiseen liittyvien toimenpiteiden tulisi pääsääntöisesti tapahtua seuraavassa järjestyksessä (JHS 161):

• Viestin saapumisajankohdan toteaminen
• Ilmoitus lähettäjälle viestin vastaanottamisesta (ilmoitus voidaan toimittaa tietojärjestelmän välityksellä automaattisena kuittauksena tai muutoin, ilmoitus sähköisen asiakirjan saapumisesta ei kuitenkaan ole kannanotto asian käsittelyn edellytyksiin tai lopputulokseen eikä se myöskään sellaisenaan merkitse vielä sitä, että asia on tullut viranomaisessa vireille)
• Varmenteen voimassaolon tarkistaminen
• Viestin eheyden ja alkuperäisyyden toteaminen. Aina, kun alkuperä ja eheys tarkistetaan, tulee toimenpiteestä tehdä merkintä asiankäsittelyjärjestelmän toimenpidetietoihin tai muuhun vastaavaan kohtaan.
• Viestin avaaminen ja mahdollinen konvertointi luettavaan muotoon
• Arviointi, onko kyseessä sähköisessä asiointilaissa tarkoitettu viesti vai asiakirja (ellei tätä ole ratkaistu jo palvelua järjestettäessä)
• Asian vireilletulon rekisteröinti (mukaan lukien merkinnät saapumisajankohdasta sekä eheyden ja alkuperäisyyden tarkistamisesta)
• Asian ja asiakirjan jatkokäsittelyyn siirtäminen ja käsittelyyn liittyvien väli- ja lopputoimenpiteiden rekisteröinti
• Päätöksen tiedoksi antaminen sähköisesti, mikäli tähän on riittävät tekniset edellytykset ja mikäli asianomainen on antanut tähän suostumuksensa,

Ei noiden vaiheiden suorittamisen luulisi olevan hankalaa. Ei ainakaan kestävän noin kolmea viikkoa, paitsi mikäli postilaatikkoa ei lueta tai posti siirretään käsittelemättä seuraavalla henkilölle.

Monissa tapauksissa sähköpostiviesteillä on viranomaisen tehtävien hoitoon liittyvä asiakirjallinen luonne.     Kun sähköpostiviesteillä on tällainen asiakirjallinen luonne, ne ovat osa viranomaisen arkistoa samalla     tavalla kuin perinteiset asiakirjat: esittämistavan tai muun ulkoiseen seikan (esim. epävirallisuus) ei saa     antaa hämärtää tätä peruslähtökohtaa.

Tuo sähköpostimaisuus varmaankin hämärtää sen, että kyseessä on asiakirja. Ja kun sähköpostia ei mielletä vakavasti otettavaksi asiakirjaksi, niin sitä käsitellään helposti viestinä eikä ymmärretä sen vakavuutta. Mutta säöhköisessä asioinnissa korostetaan sitä, ettei kaikessa tarvita määrämuotoisuutta tai tunnistusta, vaan niissä tapauksissa joissa asiaa voidaan hoitaa esim. puhelimella tai nimettömänä tiskillä niin myös asiointi voidaan hoitaa maililla.

Kunnan kannalta JHS:n suositusten lukeminen voisi olla hyväksi. Eli pohtia kuinka nimetä sähköpostiosoitteet siten, että esim. info/kirjaamo- postit saataisiin eroteltua jo lähetysvaiheessa tai kuinka esim. rakennusvalvonnalle tulevat postit tulisivat rakennustarkastajan henkilökohtaisen postilaatikon sijaan esim. rakennustarkastus(at)loppi.fi- osoitteeseen.

Sähköpostiosoitteiden järkeistäminen sekä niiden käytön ohjeistaminen saattaisi tuoda mukanaan sähköistä asiointia kuntalaisten ulottuville.

Itse kuulisin mielelläni asiasta vastaavalta henkilöltä selvityksen kuinka kunnalla voi mailin avaaminen kestää kahdesta kolmeen viikkoon tai vaihtoehtoisesti miksi asiakirja ei johda jatkotoimenpiteisiin.

Kuhan pohdin, Kari…